CHỨC NĂNG - NHIỆM VỤ

   Căn cứ Quyết định 762/QĐ-ĐHTV ngày 12/11/2007 của Hiệu trưởng Trường Đại học Trà Vinh về việc thành lập Phòng Quản trị - Thiết bị trên cơ sở tách chức năng Quản trị thuộc Hành chính – Tổ chức và chức năng thiết bị thuộc phòng Kế hoạch – Tài vụ – Thiết bị;
   Căn cứ Quyết định số 1422/QĐ-ĐHTV, ngày 01 tháng 9 năm 2011 của Hiệu trưởng Trường Đại học Trà Vinh về việc bổ sung chức năng Phòng Quản trị - Thiết bị;
   Căn cứ Quyết định số 1890 QĐ-ĐHTV ngày 26/3/2020 của Hiệu trưởng Trường Đại học Trà Vinh về việc bổ sung chức năng nhiệm vụ Phòng Quản trị -Thiết bị thuộc Trường Đại học Trà Vinh

   1. Chức năng:

   Phòng Quản trị -Thiết bị có chức năng tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác:
   - Quản lý hồ sơ đất đai; Đầu mối giúp Hiệu trưởng quy hoạch, điều chỉnh quy hoạch, xử lý đất đai được nhà nước giao cho Trường quản lý, khai thác phục vụ nhiệm vụ chính trị của nhà trường.
   - Tổ chức thực hiện các quy trình trong công tác lập dự án đầu tư, tổ chức thiết kế, thi công, giám sát và nghiệm thu bàn giao công trình xây dựng dự án mua sắm máy móc thiết bị theo quy định hiện hành (nguồn đầu tư).
   - Đầu mối mua sắm, sửa chữa thiết bị, dụng cụ,…(gọi chung là tài sản) phục vụ giảng dạy, làm việc,… theo kế hoạch hàng năm (nguồn tự chủ nguồn thường xuyên).
   - Tổ chức quản lý tài sản được hình thành từ nguồn đầu tư, nguồn tự chủ/nguồn thường xuyên theo đúng quy định. Quản lý tài sản từ các dự án hợp tác quốc tế của trường.
   - Thường trực công tác an toàn vệ sinh – lao động, bảo vệ môi trường và phòng cháy chữa cháy của trường.
   - Thực hiện công việc phục vụ, vệ sinh Hội trường, giảng đường, phòng học lý thuyết và vệ sinh công cộng.
    - Đầu mối cung cấp, kiểm tra nguồn điện, nước, thông tin liên lạc (điện thoại, mạng, truyền hình có dây) phục vụ các điều kiện làm việc, giảng dạy; Đầu mối xây dựng, sửa chữa, cải tạo nhỏ công trình xây dựng, các lĩnh vực gỗ, sắt, nhôm,…
   - Phụ trách phòng máy tính thực hành đáp ứng nhu cầu đào tạo, khảo thí,.. của nhà trường.
   - Phụ trách Khu Thí nghiệm tập trung đáp ứng nhu cầu giảng dạy,…
   - Phục vụ khu nhà nghỉ chuyên gia, nhà nghỉ, quản lý đăng ký, cấp phát phòng, khách lưu trú tại nhà nghỉ (bao gồm nhà nghỉ chuyên gia) tại Khu 1
   - Phục vụ nhân bản, chăm sóc, trồng mới cây xanh, hoa kiểng trong khuôn viên Trường.
   - Đầu mối mua sắm hóa chất, vật tư, văn phòng phẩm, … (gọi chung là vật tư tiêu hao) phục vụ giảng dạy (nguồn tự chủ nguồn thường xuyên).
   - Đầu mối việc triển khai các dịch vụ cho thuê, khai thác từ tài sản ra bên ngoài Trường.
   - Đầu mối xây dựng, trình các đề án liên doanh liên kết, cho thuê từ tài sản.
   - Đầu mối kiểm tra, cung cấp minh chứng cho các tiêu chí về đại học xanh, đại học thông minh, kiểm định chất lượng.

   - Lưu trữ, quản lý các hồ sơ gốc đất đai được nhà nước giao (hoặc tạm giao); Quản lý hồ sơ quy hoạch, điều chỉnh quy hoạch hoặc xử lý đất đai được duyệt. Tham mưu Thủ trưởng cơ quan việc thực hiện các hồ sơ liên quan đến đất đai (được giao hoặc tạm cấp). Báo cáo năm theo quy định.
   - Tham mưu Thủ trưởng cơ quan trong việc lập kế hoạch xin dự án đầu tư (nguồn Trung ương, địa phương) theo quy định; Lập kế hoạch triển khai các dự án được cấp vốn theo năm; triển khai và theo dõi tiến độ thực hiện dự án, giải ngân theo tiến độ được giao; Báo cáo kết quả thực hiện dự án theo kế hoạch/theo yêu cầu; Đại diện chủ đầu tư giám sát, nghiệm thu, thanh lý các dự án theo tiến độ; Thực hiện thanh quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng theo quy định; Thường trực công tác tiếp và làm việc với các đoàn kiểm toán, thanh tra liên quan đến các dự án khi có yêu cầu. Lưu trữ, quản lý bản gốc tất cả các hồ sơ liên quan đến dự án đầu tư (nguồn đầu tư). Báo cáo năm theo quy định.
   - Tham mưu Thủ trưởng cơ quan thông báo lập kế hoạch mua sắm tài sản phục vụ đào tạo, làm việc hàng năm; Tổng hợp kế hoạch mua sắm tài sản, trình Thủ trưởng cơ quan phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản; Thực hiện các thủ tục mua sắm tài sản theo đúng quy định. Lưu trữ, quản lý hồ sơ gốc liên quan đến việc mua sắm tài sản. Thường trực công tác tiếp và làm việc với các đoàn kiểm toán, thanh tra liên quan đến việc mua sắm tài sản. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Nhập thông tin tài sản vào phần mềm quản lý tài sản (hình thành từ nguồn đầu tư, nguồn tự chủ/nguồn thường xuyên); báo cáo tăng/giảm tài sản theo quy định. Báo cáo tài sản theo kế hoạch/theo yêu cầu. Tạo và dán mã tài sản; Quản lý tài sản từ các dự án hợp tác quốc tế. Quản lý thông tin về tài sản. Thường trực công tác dự thảo mới/sửa đổi, trình các quy định, quy chế về việc quản lý, khai thác tài sản của nhà trường; Thường trực công tác đón và làm việc với các đoàn kiểm toán, thanh tra, kiểm tra về việc quản lý, khai thác tài sản; Thường trực công tác kiểm kê, xử lý tài sản theo quy định; Tham mưu Thủ trưởng cơ quan trong việc tham gia các bảo hiểm cho tài sản về phòng chống cháy nổ; Kiểm tra việc quản lý, khai thác tài sản định kỳ tại các đơn vị trực thuộc Trường; Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Kiểm tra, thanh tra các điều kiện đảm bảo an toàn vệ sinh lao động, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ theo kế hoạch hoặc đột xuất; Tổ chức tập huấn, diễn tập về các giải pháp đảm bảo an toàn PCCC; Tham mưu Thủ trưởng cơ quan triển khai các công trình, dự án bảo vệ môi trường. Thường trực Ban an toàn vệ sinh – lao động, bảo vệ môi trường, phòng chống chay nổ; Thường trực công tác dự thảo mới/sửa đổi quy chế, quy định về an toàn vệ sinh – lao động, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ; Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Trực cung cấp thiết bị, vật tư phục vụ đào tạo tại Khu 1 (hiện tại đã bố trí 03 phòng trực tại tòa nhà B2, E2, D6); Kiểm tra thời khóa biểu trên phần mềm quản lý đào tạo để mở/đóng cửa phòng học lý thuyết theo thời khóa biểu; Kiểm tra tình trạng các thiết bị được bố trí, lắp đặt tại phòng học đảm bảo hoạt động bình thường đáp ứng nhu cầu đào tạo (hoặc sửa chữa thay thế kịp thời nếu có hư hỏng); vệ sinh phòng học, khu vực công cộng đảm bảo môi trường thân thiện phục vụ đào tạo; Phục vụ tổ chức các sự kiện cấp trường; Phối hợp tổ chức thu hồi hóa chất, vật tư từ các hoạt động thực hành thí nghiệm về nơi lưu trữ đúng quy định. Báo cáo tổng hợp số lượng phòng học lý thuyết phục vụ đào tạo hàng năm. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tổ chức thi công các công trình điện, nước nội bộ Trường; Tổ chức xây dựng, sản xuất, sửa chữa, cải tạo nhỏ các công trình xây dựng nhỏ, thi công sản xuất bàn ghế gỗ, cửa, trần nhôm, sắt,…Kiểm tra, cung cấp nguồn điện, nước, điện thoại, mạng máy tính, cáp truyền hình phục vụ đào tạo, làm việc; Kiểm tra, lên kế hoạch bảo trì các công trình điện, nước, tòa nhà, vật kiến trúc. Tổ chức ghi chỉ số điện, nước,… hàng tháng của các tổ chức/cá nhân đấu nối chung hệ thống điện, nước của Trường, tổ chức thu và đăng nộp theo quy định; Tham mưu Thủ trưởng cơ quan trong việc nâng cấp hệ thống điện hàng năm (nếu có), đầu tư năng lượng tái tạo; Kiểm tra, đo đạt, nâng cấp hệ thống chống sét tại các công trình; Cung cấp các nguồn điện dự phòng khi có yêu cầu; kiểm tra, giám sát việc bảo trì hệ thống máy lạnh trong toàn Trường; Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tổ chức cung cấp hệ thống máy vi tính thực hành đáp ứng nhu cầu đào tạo, khảo thí; Quản lý hệ thống máy vi tính thực hành; lập kế hoạch nâng cấp, bảo trì, thay mới, bổ sung hệ thống máy vi tính đảm bảo hệ thống luôn vận hành bình thường đáp ứng nhu cầu đào tạo, khảo thí. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tổ chức cung cấp thiết bị thực hành thí nghiệm tập trung đáp ứng nhu cầu đào tạo, nghiên cứu khoa học; Quản lý thiết bị thực hành thí nghiệm được giao quản lý; Lập kế hoạch nâng cấp, bảo trì thiết bị thực hành thí nghiệm hàng năm; Vệ sinh thiết bị thực hành thí nghiệm; Tham mưu Thủ trưởng cơ quan trong việc đầu tư mới thiết bị thực hành, thí nghiệm; Triển khai các dịch vụ tạo nguồn thu cho Trường về khai thác thiết bị thực hành thí nghiệm tập trung. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Chuẩn bị các điều kiện phòng nghỉ để đón khách đến làm việc tại Trường theo kế hoạch; Đăng ký, quản lý hồ sơ khách lưu trú tại nhà nghỉ đúng quy định; Tham mưu Thủ trưởng cơ quan việc nâng cấp, cải tạo nhà nghỉ; Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tổ chức tuyển chọn, nhân bản giống cây xanh, cây kiểng phục vụ nhu cầu của Trường hàng năm; Tổ chức trồng mới cây xanh, hoa kiểng trong khuôn viên trường; Sắp xếp nhân sự tổ chức cắt tỉa cành chống ngã đỗ đảm bảo an toàn, cắt tỉa cành nghệ thuật cho cây xanh, hoa kiểng; chăm sóc cây xanh, hoa kiểng; Tham mưu Thủ trưởng cơ quan trong việc mua sắm giống cây, vật tư chăm sóc cây xanh, hoa kiểng; Lập kế hoạch trồng mới cây xanh, hoa kiểng phục vụ các sự kiện của Trường và các ngày lễ của năm. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tham mưu Thủ trưởng cơ quan thông báo lập kế hoạch mua sắm vật tư tiêu hao phục vụ đào tạo hàng năm; Tổng hợp kế hoạch mua sắm vật tư tiêu hao, trình Thủ trưởng cơ quan phê duyệt kế hoạch mua sắm; Thực hiện các thủ tục mua sắm vật tư tiêu hao theo đúng quy định. Lưu trữ, quản lý hồ sơ gốc liên quan đến việc mua sắm vật tư. Thường trực công tác tiếp và làm việc với các đoàn kiểm toán, thanh tra liên quan đến việc mua sắm vật tư tiêu hao. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tham mưu Thủ trưởng cơ quan thông báo cho thuê, khai thác tài sản theo quy định; Tổ chức đấu giá/chỉ định cho thuê, khai thác tài sản theo quy định; Quản lý hồ sơ cho thuê, khai thác tài sản; Đăng nộp nguồn thu từ hoạt động cho thuể, khai thác tài sản đúng quy định. Theo dõi việc thực hiện các hợp đồng cho thuê, khai thác tài sản. Ghi và thu các chi phí điện, nước,… (nếu có) đối với các tổ chức/cá nhân thuê, khai thác tài sản có đấu nối vào chung hệ thống điện, nước,… của nhà trường. Báo cáo tháng, quý, năm theo quy định.
   - Tham mưu Thủ trưởng cơ quan lập các kế hoạch, đề án liên doanh, liên kết, cho thuê tài sản; Tổ chức thực hiện liên doanh, liên kết, thuê tài sản theo đúng quy định. Kiểm tra, giám sát việc liên doanh, liên kết, thuê tài sản. Lưu trữ, quản lý hồ sơ gốc liên quan đến liên doanh, liên kết, thuê tài sản. Phối hợp theo dõi hợp đồng liên doanh, liên kết, thuê tài sản. Báo cáo năm theo quy định.
   - Tham mưu Thủ trưởng cơ quan trong việc lập kế hoạch hành động hoặc đề án để cải tiến đại học xanh, đại học thông minh; Phối hợp các đơn vị liên quan triển khai kế hoạch hoặc đề án cải tiến đại học xanh, đại học thông minh được duyệt; Phối hợp tổng hợp minh chứng theo các tiêu chí của đại học xanh, đại học thông minh; Phối hợp cập nhật minh chứng tham gia xếp hạng theo kế hoạch hàng năm của tổ chức xếp hạng; Phối hợp dự thảo các hồ sơ, củng cố minh chứng phục vụ kiểm định chất lượng theo kế hoạch của Trường; Phối hợp các đơn vị dự thảo/cập nhật kế hoạch chiến lược của Trường theo phân công; Báo cáo năm/theo yêu cầu/kế hoạch xếp hạng, kiểm định.